Hybride Veranstaltungsformate – mit Masterkonzept als Download

Seminare, Vorträge, Interviews oder Podiumsdiskussionen: Viele Events finden heute sowohl digital als auch analog statt. Hybride Veranstaltungsformate sind für uns gewohnter denn je. Fürs Veranstaltungsmanagement bergen Planung und Umsetzung jedoch neben vielen Vorteilen auch einige Herausforderungen. Wir beleuchten diese, geben praktische Tipps und bieten ein Masterkonzept zum kostenlosen Herunterladen an.

 

Was ist eine Hybrid-Veranstaltung?

Hybride Veranstaltungsformate sind Events, die sowohl in Präsenz als auch in der digitalen Welt stattfinden. Das Publikum kann demnach entweder vor Ort oder virtuell teilnehmen. In der Regel sind beide Formate inhaltlich miteinander verknüpft und/oder ergänzen sich. Manchmal ist die Teilnahme in Präsenz kostspieliger als digital, das kommt jedoch auf die jeweilige Planung und Umsetzung an. Hybride Veranstaltungsformate sind seit den Jahren 2021 und 2022 in der Eventbranche angekommen und heute fest etabliert. Sie bieten viele Vorteile und verzahnen digital und analog miteinander.

Hybride Veranstaltungsformate: Was eignet sich?

Prinzipiell ist es möglich, die meisten Veranstaltungsformate aus den verschiedensten Bereichen in hybrider Form umzusetzen: in Business, Wirtschaft, Politik, Kultur, Sport. Das Thema digitale Formate haben wir bereits in einem Beitrag zusammengefasst. Folgende Formate kannst Du auch in hybrider Form umsetzen:

• Keynotes
• Podiumsdiskussionen
• Seminare
• Workshops
• Barcamps
• World Cafés
• Table Sessions
• Kamingespräche
• Vorträge
• Live-Interviews
• Pressekonferenzen
• Betriebsversammlungen

Einige gelungene hybride Event-Beispiele kannst Du Dir auch anschauen.

 

Masterkonzept für hybride Veranstaltungsformate herunterladen:

Kostenfrei downloaden

 

Vorteile und Herausforderungen hybrider Eventformate

Ohne digital geht es kaum noch

Hybride Veranstaltungsformate haben schon neue, aufregende Standards gesetzt. Sie sind jetzt schon nicht mehr aus dem Veranstaltungsmanagement wegzudenken. Für alle, die hier gar nicht mitziehen möchten, könnte es jedoch schwierig werden, als Veranstalter relevant zu bleiben.

Verknüpfung digital und analog

Für die Eventbranche ist es zwar eine Herausforderung, Veranstaltungen hybrid zu planen und durchzuführen, da im Grunde genommen zwei Events geplant werden müssen: eine digitale und eine in Präsenz. Und die Verknüpfung beider sollte sicherlich gut geplant und logisch durchdacht sein. Aber dafür können Veranstalterinnen und Veranstalter mit ihren Events auch mehr Menschen erreichen, und das sogar weltweit.

Kreative Köpfe sind gefragt

In Konzeption und Planung liegt viel Potenzial, weil moderne Konzepte viel Raum für kreatives Denken schaffen – vor allem eben, was die Verzahnung zwischen digital und analog betrifft. Allerdings müssen ältere Konzepte auch erst einmal überarbeitet und angepasst werden. Dabei stellen sich viele Fragen, die es im Veranstaltungsmanagement zu beantworten gilt. Zum Beispiel: Bleibt die Zielgruppe bestehen oder kommen neue Zielgruppen hinzu? Wo erreiche ich meine Hauptzielgruppe am besten, online oder analog? Welche Angebote sollte ich in Präsenz, welche virtuell anbieten und sollten die Teilnehmenden ihre Teilnahme selber auswählen können oder gebe ich es als Veranstalter vor? Dies sind nur einige Beispielfragen, sicher ergeben sich zahlreiche mehr.

Flexibel, aber technisch versiert

Wer also hybride Veranstaltungsformate plant, hat den großen Vorteil der Flexibilität. In der virtuellen Welt lassen sich kurzfristig leichter Termine umplanen oder absagen. Dafür muss aber natürlich die technische Infrastruktur erstens vorhanden sein, zweitens einwandfrei funktionieren und drittens professionell bedient werden. Das entsprechende Know-how muss vermittelt werden, Schulungen oder Workshops sind eventuell nötig, um Veranstalterinnen und Veranstalter auf dem Laufenden zu halten.

Reise- versus Technikkosten

Sobald sich die Teilnehmenden eine Veranstaltung online anschauen, fallen keine Reisekosten für sie an. Das spart vor allem seitens des Publikums Geld und Zeit. Das gilt auch für Moderatoren, Sprecherinnen oder die Veranstalter selbst. Andererseits fallen langfristig in den meisten Fällen mehr Kosten für technisches Equipment und die digitale Infrastruktur an. Inwiefern da gespart wird oder ein Ausgleich stattfindet, lässt sich nicht pauschal beantworten.

Digitale Auswertungen einfach

In der Onlinewelt lässt sich Erfolg oder Misserfolg leicht messen, digitale Analysetools machen es möglich. Tracking, Klicks und Leads sind im Zweifel schneller ausgewertet als ein Haufen analoger Visitenkarten. Die Tools müssen Veranstalter jedoch richtig anwenden können, hier ist eventuell ebenfalls eine Einführung nötig.

Tipps und Tricks

Mit den folgenden zehn Tipps, die wir in einem Artikel zusammengetragen haben, helfen wir Dir dabei, dass Deine nächste Veranstaltung noch erfolgreicher wird.

Location für hybride Veranstaltungsformate finden

Hybride Formate haben häufig ganz spezielle Anforderungen an einen Ausführungsort. Das liegt daran, dass die analoge und die digitale Umsetzung gleichermaßen mitgedacht werden. Also muss die Location einerseits die passenden Kapazitäten für eine Präsenzveranstaltung und andererseits die technische Infrastruktur anbieten – beziehungsweise die Möglichkeit, diese aufzubauen. Für jedes Event-Szenario gibt es also unterschiedliche Settings, wir haben für einige Tipps zusammengetragen.

Die richtige Beleuchtung aufbauen

Wie an jedem Filmset ist auch beim Livestreaming-Set das Licht ein entscheidender Faktor, um das Bild ansprechend zu inszenieren. In einigen Fällen mag es nötig sein, mehrere Leuchten zu installieren, in anderen kann eine einzige Lichtquelle ausreichen. Das Thema Licht ist komplex, das Basiswissen und weitere Tipps eignest Du Dir am besten mithilfe eines Licht-Ratgebers an.

SEO-Tipps für hybride Eventformate

SEO, also die Auffindbarkeit in den Suchmaschinen, spielt auch für hybride Veranstaltungsformate eine große Rolle. Im besten Fall landest Du mit einigen SEO-Maßnahmen auf der ersten Seite. Diese Maßnahmen sind eng mit Werbung und Redaktion verknüpft. Hier sollten die Autorinnen oder Marketer darauf achten, dass sie ihre Inhalte auf SEO optimieren, SEA (Search Engine Advertising) bzw. SEM (Search Engine Marketing) hier einmal ausgenommen. Wie wichtig die Rolle bei Livestreams und digitalen Veranstaltungen ist, verrät ein Beitrag über SEO-Tipps.

Interaktive Elemente

Es gibt verschiedene Veranstaltungstools, die sich auch für hybride Veranstaltungsformate eignen und die interaktiven Elemente mitanbieten. Zusätzlich können Veranstalterinnen und Veranstalter auf andere Tools zugreifen. Insbesondere im Digitalen sind Interaktionen mit dem Publikum wichtig, weil die Aufmerksamkeitsspanne virtuell schneller abfällt. Hier geht es zu ausgewählten Tipps und Tools.

Erfolgsmessung

Für alle Eventarten, egal ob in Präsenz, digital oder hybrid, gilt es, den Erfolg im Nachgang zu messen und auszuwerten. Fürs Veranstaltungsmanagement ergeben sich daraus wichtige Erkenntnisse fürs nächste Event. Im Digitalen helfen bei Messung und Auswertung Tools, die häufig bereits in Event-Plattformen eingebunden sind. Es lohnt sich, diese zu nutzen oder weitere hinzuzunehmen. Je mehr Daten zur Verfügung stehen, desto mehr Informationen lassen sich daraus ableiten. Das gilt natürlich auch für die Event-Anteile, die vor Ort stattfinden. Hier müssen Veranstalterinnen und Veranstalter auf analoge Auswertungen zurückgreifen und diese eventuell zu einem späteren Zeitpunkt digitalisieren und mit den digitalen Daten zusammenführen. Erfahre mehr über die wichtigsten KPIs und Erfolgsmessung.

 

Masterkonzept zum kostenfreien Download

Noch konkretere Einblicke in hybride Veranstaltungsformate erhältst Du in unserem Download-Dokument:

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