Wie finde ich die passende Location für hybride oder digitale Events?

Seitdem virtuelle Veranstaltungen immer öfter gefragt sind, müssen sich Veranstalterinnen und Veranstalter Gedanken darüber machen, wo man digitale oder hybride Events am besten durchführt. Auch für rein virtuelle Livestreams ist das manchmal gar nicht so einfach, eine passende digitale Eventlocation zu finden. Mit diesem Location-Ratgeber wird Dir das zukünftig leichter fallen.

In der Medienbranche nennt man die Person, die für Film, Fernsehen oder Fotografie nach passenden Locations recherchiert, einen Locationscout. Da Locationscouts unter ästhetischen Gesichtspunkten nach Orten suchen, ist es eine künstlerische Tätigkeit. Hier geht es darum, Orte zu finden, die zu den Situationen im Drehbuch passen. Für virtuelle Events sind es meist Agenturen oder Produktionsfirmen, die nach den Anforderungen passende Vorschläge für Locations machen. Das kann ein Studio oder eine Messehalle sein, aber auch außergewöhnliche Orte sind für digitale Events möglich.

Im Folgenden geben wir Dir vier praktikable Tipps für vier verschiedene Szenarien. Nachfrage und Angebot sind in den letzten Jahren größer geworden. Digitalisierung wurde stark vorangetrieben und Nachhaltigkeitsaspekte rücken immer stärker in den Fokus. Viele Betreiber von Veranstaltungsorten haben umgedacht und ihre Angebote an die neuen Bedingungen angepasst. Es gibt heute viel mehr Möglichkeiten, professionelle Events digital oder hybrid zu organisieren. Die Zukunft der Live-Kommunikation steht in einem spannenden Wandel.

Digitale Eventlocation für kleinere Events

Szenario 1: Rein digitaler Livestream, drinnen in einem kleinen Raum

Dieses erste Setting zeigt ein Livestreaming-Projekt in einem kleinen, weniger aufwendigen Rahmen. Du planst eine rein digitale Streaming-Veranstaltung. Das kann beispielsweise ein Tutorial oder ein Workshop sein.

Tipp 1:

Sofern Du verschiedene Räume – entweder zuhause, im Büro oder sogar in einem Studio – zur Verfügung hast, überlege zuerst, wie viel Platz Du benötigst. Dein Bühnen- oder kleines Streaming-Setting muss ausreichend Platz haben. Möchtest Du einen Greenscreen und eine gute Beleuchtung einsetzen, muss das gesamte Equipment mit eingeplant werden.

Tipp 2:

Schaue Dir den Raum bei Tageslicht an, wenn dieser Fenster hat. Die Raumwirkung ist für Deinen digitalen Livestream wichtig. Je nachdem, welche Lichtverhältnisse gegeben sind, wird eine bestimmte Stimmung vermittelt. Gibt es kein einfallendes Tageslicht, teste den Raum mit den dafür eingeplanten Lichtquellen, bevor Du live gehst.

Tipp 3:

Soll Deine digitale Veranstaltung ein einzelnes Event sein oder besteht die Möglichkeit, dass Du eine Serie planst? Es ist sinnvoll, danach zu entscheiden, ob Du in einem Raum zukünftig ein dauerhaft eingerichtetes Livestreaming-Set nutzen kannst. Du kannst natürlich ebenso jedes Mal einen anderen Raum buchen. Aber achte darauf, dass Du dann mit anderen Mitteln einen gewissen Wiedererkennungswert gegenüber Deinem Publikum aufbaust. Das schafft Vertrauen.

Tipp 4:

Dir steht kein Raum zur Verfügung, aber Du möchtest unbedingt einen Livestream starten? Du kannst es auch draußen versuchen, wenn sich Deine Inhalte dafür eignen. Im Grunde genommen brauchst Du lediglich ein Endgerät, mit dem Du streamst und eine passende Hintergrund-Atmosphäre. Je nachdem, welche Inhalte Du vermittelst, wähle einen Platz draußen, der Dich gut in Szene setzt, aber nicht zu viel ablenkt. Auch der Ton ist hier eine besondere Herausforderung, denn wenn es natürliche Umgebungsgeräuche gibt, solltest Du gut zu verstehen sein. 

Im professionellen Studio durchstarten

Szenario 2: Digitale (oder hybride) Veranstaltung mit einem Livestream aus einem Studio

Dieses Setting ist etwas aufwendiger. Dir stehen professionelle Mittel zur Verfügung, in dem Du ein Livestream-Setting aufbauen kannst. Diese Veranstaltung kann rein digital aber theoretisch auch hybrid stattfinden, sofern das Studio Platz für Gäste bietet. Das können zum Beispiel Interview-Situationen, Experten-Panels, DJ-Sets oder Live-Talks sein. Du suchst also ein geräumiges Studio. Und soll das Event hybrid sein, brauchst Du natürlich zusätzlich Platz fürs Publikum. 

Tipp 1:

Plane in Deinem Budget ein, dass Du ein Studio mieten musst, sofern Dir nicht sowieso eines zur Verfügung steht. Es gibt alle Preiskategorien. Die meisten Betreiber geben Dir auf Nachfrage ein individuelles Angebot. Je nach Umfang solltest Du auch einen Tag für Auf- und Abbau mit einplanen.

Tipp 2:

Greenscreen, Kulisse, LED-Leuchten oder -Wände sowie weiteres technisches Equipment sollten ausreichend Platz haben. Manchmal muss man etwas hin- und herschieben, bis das Setting perfekt aussieht. Einige Studios bieten eine technische Ausstattung, bei anderen mietest Du lediglich den Raum. Daher ist es wichtig, vorher abzuklären, was dort vorhanden ist und was Du mitbringen musst.

Tipp 3:

Hier findest Du ein paar Links für Studios, die man für Livestreaming- und andere Event-Zwecke mieten kann. Die Sammlung ist exemplarisch für die Stadt Berlin und beinhaltet eine allgemeine Übersicht.

• Pink Pepper Studios – Digitalstudio mit Schwerpunkt auf Livestreaming
• Studio Chérie Berlin – Studio für Greenscreen und Streaming
• Studio A, AMERON Berlin ABION Spreebogen – digitale Events aus einem Studio in einem Hotel
• Spreespeicher Berlin – beliebte Streaminglocation an der Spree
• Streaming-Studios in einer Übersicht bei Event Partner

Tipp 4:

Wenn Du mit einem Studio gute Erfahrungen gemacht hast, ist es zu empfehlen, dort zu bleiben. Soll ein Livestreaming-Event von Ort zu Ort wandern, frage am besten Deine bestehenden Kontakte nach Empfehlungen. Unter der Suchwortkombination „Streaming Studio ‚jeweilige Stadt'“ findest Du selbst weitere Location-Angebote für jede Stadt Deiner Wahl, natürlich auch international.

Besonderes Ambiente für große Events

Szenario 3: Digitale & hybride Veranstaltung in großzügiger Location

Hier im dritten Szenario ist im Grunde genommen alles möglich. Für Planung und Durchführung von Großveranstaltungen werden meistens Eventagenturen beauftragt. Angenommen, Du bist dafür zuständig, eine passende Location zu finden, die Platz für Bühne und Publikum hat. Das Ambiente soll etwas hergeben. Die Veranstaltung wird digital und vor Ort stattfinden. Das können beispielsweise Tagungen, Versammlungen, Live-Talks oder Konferenzen sein.

Tipp 1:

Wer nach solch einer Location sucht, plant in den meisten Fällen eine hybride oder analoge Veranstaltung. Ein rein digitales Event würde an dieser Stelle weniger Sinn machen. Bei der Ortsauswahl solltest Du unbedingt darauf achten, wie viele Besucherinnen und Besucher tatsächlich erwartet werden. Meistens suchst Du in diesem Szenario nach einer Innen-Location.

Tipp 2:

Die Kosten fürs Mieten dieser Art von Locations sind hoch. Plane das von Anfang mit ein. In der Regel haben das aber die Eventagenturen oder das jeweilige Projektmanagement-Team im Blick.

Tipp 3:

Hier findest Du einige Link-Tipps – teilweise exemplarisch für einzelne deutsche Städte. Natürlich gibt es zahlreiche weitere geeignete Locations.

• Digitale Eventlocation in Deutschland – hier finden sich exklusive Locations wie beispielsweise das BMW Group Event Forum in München oder das Humboldt Carré oder Tempodrom in Berlin. Man kann auf dieser Website nach Regionen oder Städten filtern.
• Besondere Orte, besondere Locations – die Website wirbt mit außergewöhnlichen Locations wie zum Beispiel dem Umweltforum oder der Neuen Mälzerei am Alexanderplatz, Berlin.
• Spreespeicher Berlin – beliebte digitale Eventlocation an der Spree. Der Spreespeicher wirbt extra mit vielen virtuellen Möglichkeiten für Streaming-Events und anderen.
• GLS Campus Berlin – beliebte Eventlocation im Herzen des Stadtteils Prenzlauer Berg. Auch hier wird spezifisch für hybride Events geworben.
• STATIONhybrid Berlin – „Location trifft virtuelle Plattform“, bestens für Livestreaming-Projekte geeignet.
• Spielfeld Digital Hub Berlin – für Meetings, Workshops und Konferenzen geeignet. Es gibt neben den großen auch kleine Meetingräume für kleiner ausgelegte Projekte.
• Bauwerk Köln – mit Industrieloft-Charme und variablen Event-Boxen.
• Philharmonie Essen Conference Center – exklusives Konzerthaus, das auch für Events aller Art gebucht werden kann.
• Peppermint Pavillon in Hannover & Hamburg – ehemaliges Expo-Domizil.
• Balloni Hallen in Köln – tolle Stimmung in verschiedenen Räumen, vor allem auch im Bereich digitaler Events.

Tipp 4:

Je nachdem, in welcher Stadt das Event stattfinden soll, kannst Du natürlich in den Online-Suchmaschinen einfach „Eventlocation Tagung Berlin“ oder ähnliches eingeben. Arbeitest Du mit einer Eventagentur zusammen, werden die Kolleginnen und Kollegen für Dich sowieso Empfehlungen parat haben.

Digitale Eventlocation in 3D

Szenario 4: Virtuelle Events mit virtuellen Kulissen

Dir steht wenig Budget für eine Location zur Verfügung oder Du planst spezifisch mit einer rein virtuellen Location als Hintergrund. Das heißt, dass das Event auch rein digital stattfinden wird. Hierfür benötigst Du einen Raum wie in Szenario 1 oder 2 beschrieben mit einem Greenscreen. Der Hintergrund wird je nach der technischen Ausstattung direkt in einer Streaming-Software erstellt oder in 3D. Diese Möglichkeit nutzen Livestreamerinnen und Streamer oft für Interviews, Vorträge oder Experten-Panels.

Tipp 1:

Auch eine virtuelle Location sollte gut gestaltet sein. Hast Du bisher keine Erfahrungen mit digitaler Nachbearbeitung und Chroma-Keying gemacht, dann hole Dir eine Person dazu, die sich damit auskennt. Es gibt einige Tipps und Tricks, mit denen man von vornerein Fehler vermeiden kann. Das fängt damit an, dass die Personen, die auf dem Screen zu sehen sein werden, keine gemusterten Klamotten tragen sollten. Zudem entstehen oftmals Probleme mit Brillen, weil sie die Lichtquellen manchmal in der Greenscreen-Farbe Grün widerspiegeln. Das führt dazu, dass das Gesicht möglicherweise nicht richtig ausgeschnitten ist und mit dem virtuellen Hintergrund verschwimmt.

Tipp 2:

Der virtuelle Raum sollte ansprechend und zum Event passend gestaltet sein. Er sollte wie bei allen anderen Locations weder langweilig noch ablenkend sein und eine angenehme Atmosphäre schaffen. Du kannst Dir bei anderen Projekten Inspirationen holen.

Tipp 3:

Lasse Dir einen eigenen 3D-Raum gestalten. Dieser Anbieter hat beispielsweise auf der Website konkrete Vorschläge wie eine Skylounge, einen Black Noir-Raum, Verkaufsräume oder Showrooms. Mit Klick auf den jeweiligen Veranstaltungsraum findest Du die Personenanzahl, für die sich der 3D-Raum eignet. Die Räume sind digital begehbar.

Tipp 4:

Für große Veranstaltungen, an der viele Menschen teilnehmen, eignet sich in der Regel ein virtueller 3D-Raum nicht. Es würde zu viele Ungenauigkeiten beim Keying geben. Stelle Dir vor, Du musst Menschen mit Brillen, grünen oder gestreiften Klamotten vor dem Greenscreen freistellen. Das erfordert eine Menge Arbeit und lohnt nicht. Virtuelle Hintergründe sind besser für Events geeignet, bei dem nur wenige oder eine einzige Person im Bild zu sehen sind.

 

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