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Hybride Veranstaltungen sind zukünftig immer häufiger gefragt. Warum das so ist und auf was man bei Organisation und Durchführung von hybriden Events achten muss, beschreibt dieser Ratgeber für Veranstalterinnen und Veranstalter.

 

Die Veranstaltungsbranche musste sich in den Jahren 2020 und 2021 aufgrund der Pandemiesituation weiterentwickeln und teilweise strategisch neu erfinden. Dass der Trend in Richtung hybride Events geht, zeigt beispielsweise dieser Beitrag, der sich mit einer Studie zum Thema „Zukunft der Live Kommunikation“ beschäftigt. Daraus geht hervor, dass hybride Veranstaltungen immer mehr an Bedeutung gewinnen – und dass diese bleiben werden. Diese Entwicklungen betreffen alle Beteiligten: Event-Location-Anbieter, Veranstalter, Teilnehmende. Neue Lösungen sind daher gefragt.

Analog + digital = hybrid

Die Gleichung klingt zunächst einfach, ist sie aber nicht. Derzeit sind viele Veranstalter dabei, ihre Events den sich verändernden Anforderungen anzupassen. Wichtig ist dabei, dass hier ein harmonisches Zusammenspiel zwischen analog und digital stattfinden sollte. Präsenzveranstaltungen, die zukünftig als hybride Events geplant werden, sollen nicht durch das eine oder das andere ersetzt werden. In der Kommunikation sollte deutlich werden, dass hier eine Erweiterung, wenn nicht sogar Verbesserung, stattfindet.

Ein eigener Event-Typ wird gerade auf den Weg gebracht, der neue Standards setzen wird. Das zeigte unter anderem die ITB Berlin 2022, hier gibt es unseren Beitrag dazu. Denn mit hybriden Events gibt es einfach mehr Optionen, um möglichst viele Menschen auf unterschiedlichen Kanälen zu erreichen. Außerdem können auch Moderatorinnen, Sprecher und andere Gäste auf virtuellem Wege referieren. Weniger Reisen bringt Zeit- und Geldersparnis, gleichzeitig steigt so die Chance, die gewünschten Rednerinnen und Redner zu gewinnen.

Dabei sollte die Komplexität keinesfalls außer Acht gelassen werden. Planung und Umsetzung hybrider Veranstaltungen erfordern neue Kompetenzen und Konzepte. Denn: Man plant ja ein Event, das aber an zwei Orten stattfindet. Die Königsdisziplin ist es, beide Welten möglichst gut miteinander zu verzahnen, sodass sie sich einander nicht ausschließen, sondern ergänzen. Am besten ist es, die Vorteile beider Welten perfekt zu nutzen. Dafür gibt es sicherlich noch keine ausgefeilten Lösungen. Die müssen erst erarbeitet und erprobt werden.

Formate, die sich für Hybrid-Veranstaltungen eignen

In einem Beitrag hatten wir bereits Livestream-Formate für digitale Events zusammengetragen. Und in einem weiteren Artikel ging es um erfolgreiche Beispiele für gelungene Livestreams. Welche Formate sich jetzt gut für hybride Veranstaltungen eignen, liest Du wie folgt:

  • Business Events wie beispielsweise Kongresse, Tagungen, Konferenzen, Workshops, Hauptversammlungen oder Firmenveranstaltungen
  • Wirtschaftsevents wie beispielsweise Messen, Produktpräsentationen, Verkaufsshows, Ausstellungen oder Kongresse
  • Kulturelle Events in vielen Bereichen wie beispielsweise Kunst-Ausstellungen, Konzerte, Festivals, Medienereignisse wie Preisverleihungen o.ä.
  • Sport-Events wie Meisterschaften, Turniere, Olympia o.ä.
  • Politische Events wie beispielsweise Politik-Keynotes, Reden, Versammlungen oder öffentliche Sitzungen

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Vorteile & Herausforderungen auf einen Blick

Hier zeigen wir eine Zusammenstellung der Vorteile und Herausforderungen. Letztere kann man mehr als Chancen denn als Nachteile sehen. Eines zeigt die Tabelle sicher: Es findet ein Umbruch statt.

 

Vorteile

Herausforderungen

Mit hybriden Events kann man mehr Menschen erreichen. Analog und digital sinnvoll miteinander zu verzahnen, ist nicht einfach.
Neue Konzepte bieten neue Möglichkeiten und viel Platz für kreative Ideen. Kompetenzen müssen angepasst werden.
Maximale Flexibilität ist möglich. Es braucht technische Lösungen, die funktionieren.
Hybride Veranstaltungen setzen neue, spannende Standards. Wer nicht mitzieht, wird als Veranstalter weniger interessant sein, weil die Nachfrage für Hybrid-Events groß ist.
Durch digitale Lead-Generierung und Online-Tracking ist Auswertung optimal möglich. Passende Tools müssen ausgewählt und richtig angewandt werden.
Geringere Kosten für Reisen fallen an. Mehr Kosten für Technik müssen kalkuliert werden.
Die virtuelle Welt bietet verschiedene Optionen für Interaktionen an. Es müssen digitale Räume für Interaktion und Networking geschaffen werden.

 

Hybride Veranstaltungen: 10 Tipps

1. Alle gleich behandeln

Achte darauf, dass Du das Zielpublikum analog und digital gleichermaßen professionell „abholst“, informierst und einbeziehst. Online-Teilnehmerinnen und Teilnehmer sollten nicht als Zuhörende „zweiter Klasse“ behandelt werden. Vor allem dann nicht, wenn diese für eine digitale Teilnahme bezahlt haben. Dein Publikum soll sich sowohl vor dem Bildschirm als auch vor Ort wohlfühlen, auch wenn sie nicht alle die gleichen Inhalte sehen. Je mehr Du Dein Event personalisiert mit direkten Ansprachen an Off- und Online-Teilnehmende ausrichtest, desto besser.

2. Fokus setzen

Auch wenn Du alle Teilnehmenden gleich gut informierst, kannst Du in Deinem Event-Konzept einen Fokus auf digital oder analog legen. Das solltest Du dann auch dementsprechend rechtzeitig in Werbung und Ankündigung kommunizieren. Wichtig ist, dass beide Ausführungen wohldurchdacht sind, auch finanziell. Sofern man noch wenig Erfahrungen mit digitalen Veranstaltungen hat, ist es empfehlenswert, Experten mit ins Boot zu holen. Nicht alle Veranstaltungselemente müssen parallel digital und analog stattfinden.

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3. Fehlerfreie Technik

Bei Livestreams, Live-Mitschnitten für VOD-Content oder Audioübertragungen etc. ist es essenziell, dass die Technik einwandfrei funktioniert. Für digitale Teile des Events gilt also: Unbedingt mit Expertinnen und Experten auf diesen Gebieten zusammenarbeiten. Häufig können Produktionserfahrene auch schon bei der Konzeption hilfreiche Tipps geben. Wer zudem auf eine professionelle Software für Livestreaming und/oder Aufzeichnungen setzt, ist wegen des Supports der jeweiligen Anbieter auf der sichereren Seite.

Dazu interessant: Livestream-Anbieter, welche Funktionen wichtig sind

4. Veranstaltungsort überprüfen

Mit den aktuellen Entwicklungen verändert sich natürlich auch der Anspruch an die Locations. Überlege Dir im Vorfeld, mit wie vielen Teilnehmerinnen und Teilnehmern in Präsenz zu rechnen ist. Vielleicht halbiert sich die Menge an Personen in Präsenz so, dass Du eine kleinere Location benötigst. Auch, welche technischen Möglichkeiten ein Veranstaltungsort bietet, wird wichtiger.

5. Zeitplan einhalten

Für Präsenzveranstaltungen ist es elementar, dass der Zeitplan eingehalten wird. Wir kennen Situationen, wenn Vorträge überzogen werden und sich der gesamte Tagesplan nach hinten verschiebt – ungünstig für alle Beteiligten. Das ist übrigens auch für die digitale Ausführung von großem Nachteil. Denn die Aufmerksamkeitsspanne von Teilnehmern sinkt schnell, wenn ein Vortrag oder eine Vorstellung länger als 1,5 Stunden andauert. Außerdem stellen sich die Teilnehmer im Digitalen auf die kommunizierten Anfangszeiten ein.

6. Hybride Veranstaltungen unkompliziert planen

hybride Veranstaltungen

Oft reicht ein einfacher Livestream aus. Foto: Tye Doring /Unsplash

Tatsächlich heißt digital nicht gleich, dass es kompliziert sein muss. Insbesondere jetzt, da viele Veranstalter noch in den Anfängen der Ausführungen hybrider Events stecken, sollte man auf einfache Ideen setzen. Häufig reicht ein simpler Livestream einer Präsenzveranstaltung aus. Empfehlenswert ist es dann jedoch, moderierte Chats zu nutzen, um das Online-Publikum interaktiv einzubinden. So kann man sich Schritt für Schritt an die Ausführung hybrider Events herantasten und das Konzept beim nächsten Mal eventuell etwas komplexer gestalten.

7. Interaktionen & Networking

Interaktion und Kontaktpflege sind für viele Veranstaltungen Teil des Gesamtkonzeptes und fürs Business unverzichtbar. Nutze die Möglichkeiten on- und offline so gut wie möglich.

Dazu interessant: Nutzer in Livestreams einbinden – 7 Tipps

Der Wunsch nach Networking ist nach den Pandemiejahren wichtiger denn je – digital und in Präsenz. Im Virtuellen eignen sich dafür beispielsweise Q&A-Runden, Chat-Optionen, Session oder Text Chats, Get-together. Wo im analogen Raum Networking oft mal so ganz nebenbei geschieht, muss in der digitalen Welt extra „Raum“ geschaffen werden. Hier ist Kreativität gefragt. Man kann zum Beispiel auch versuchen, Networking in Präsenz und digital miteinander zu verbinden. Ob das funktioniert, kannst Du für Dein Event testen. Doch Vorsicht, wie in Punkt 6 erwähnt, sollte man nicht zu kompliziert planen.

8. Maximale Flexibilität

Egal welche Umstände dazu führen, dass Teilnehmerinnen und Teilnehmer kurzfristig umplanen wollen – Flexibilität bei hybriden Events ist die große Stärke und sollte dementsprechend optimal genutzt werden. Es sollte beispielsweise möglich sein, kurzfristig die gebuchten Tickets von Präsenz auf digital zu ändern – und umgekehrt. Die Gründe müssen nicht mal schwerwiegend sein, Spontaneität wird in Zukunft immer mehr gewünscht. Es lohnt sich also, Zeit und Geld in ein gut funktionierendes Ticketing-System zu investieren. Sinnvoll wäre es zudem, wenn Teilnehmerinnen und Teilnehmer ihre Buchungen selbst ändern können.

9. Digitales Ticketing für hybride Veranstaltungen

Anschließend an Tipp 8 empfiehlt es sich, ausschließlich ein digitales Ticketing mit QR-Code für Registrierung und Bezahlung anzubieten. Ein Support sollte bei Problemen erreichbar sein. Bestenfalls ist das Ticketing in die Event-Plattform integriert oder mit einer digitalen Schnittstelle verbunden. Das spart nicht nur Papier, sondern bündelt alle Teilnehmenden in einer virtuellen Liste. Diese kann in On- und Offline-Publikum unterteilt sein.

10. Tracking-Optionen & Leads

Die Zeiten, in denen Lead-Generierungen nur analog über das Austauschen von Visitenkarten stattfinden, sind vorbei. Über digitale Anmeldungen zu Events oder zu Newslettern lassen sich heute Leads virtuell sammeln. Außerdem bieten hybride Veranstaltungen mehr Optionen für digitale Trackings und Analysen. Wer diese nutzt, kann Events im Nachgang besser bewerten und daraus Schlüsse für zukünftige Planungen ziehen.

Neue Ideen & Ansätze für hybride Events entwickeln

Beachtet man die genannten Tipps, ist man bereits auf dem richtigen Weg. Jetzt gilt es, konkreter zu denken. Denn auch wenn beispielsweise die Verzahnung zwischen analog und digital möglichst gut organisiert und umgesetzt sein sollte, ergibt es Sinn, sich zu überlegen, ob beides überhaupt eins zu eins identisch sein muss oder nicht. Vielleicht eignet sich ein Veranstaltungsteil für alle Teilnehmerinnen und Teilnehmer tatsächlich nur digital. Oder es gibt einen Workshop, der ausschließlich für Präsenz ausgelegt ist.

Hybride Veranstaltungen

Präsentation auf Leinwand vor Publikum. Foto: Teemu Paananen /Unsplash

Für eine gute Verbindung und für fließende Kommunikation zwischen virtueller und analoger Welt helfen eine gemeinsame App und/oder ein virtueller Newsticker. Livestreaming-Übertragungen und deren Aufzeichnungen schaffen ebenso gute Verzahnungen. Es könnte ja zum Beispiel sein, dass Präsenz-Teilnehmer einer Veranstaltung einen Vortrag verpassen und ihn gerne später als VOD-Content anschauen möchten. Oder angenommen, eine Person hat kurzfristig ein Präsenz-Ticket in ein Digital-Tickt umgebucht, prinzipiell besteht dann trotzdem die Chance, den Vortrag als Livestream mitzuverfolgen.

Anschließend an diese Überlegungen wären gleichwertige Preispakete für on- und offline ratsam. Dann käme es auch nicht zu komplizierten Stornorückzahlungen oder Teilerstattungen. Allerdings sollte dann auch ein gleichwertiges Programmangebot feststehen.

Wer sich in der digitalen Welt bereits gut auskennt, weiß auch, dass es zahlreiche Möglichkeiten für Werbeplätze gibt. Websitebanner, Landingpages, Streaming-Ads oder Social-Media-Kampagnen, auch hier braucht man erfahrene Leute. Es ist sicherlich sinnvoll, die Kompetenzen an dieser Stelle auszubauen.

Hybride Veranstaltungen verändern die Branche nachhaltig

Die Zukunft wird einige spannende Veranstaltungskonzepte hervorbringen. Langweilig wird das sicher nicht. Schon jetzt zeigen hybride Events starke Vorteile, aber auch neue Herausforderungen, die es zu nutzen gilt. Wo neue Kompetenzen gefragt sind, sollte man aber gleichzeitig ebenso auf die Erfahrungswerte schauen. Denn wer kennt die eigene Community besser als die Veranstalterinnen und Veranstalter selbst. Wer es schafft, das Beste aus virtuell und analog herauszuholen und clever miteinander zu verzahnen, ist ganz vorne mit dabei, neue Maßstäbe zu setzen und spannende Event-Erlebnisse zu schaffen.

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Miriam

ist Content Creator bei Contentflow.