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Um ein digitales Event optimal in Szene zu setzen, gibt es viele Dinge zu beachten. Dabei geht es einerseits darum, die passende Technik zu verwenden. Andererseits sind die inhaltliche Planung und eine gute Atmosphäre wichtig. Hier erfährst Du, mit welchen zwölf Livestream-Tipps Du einen Live-Auftritt erfolgreich planst und umsetzt.

In vielen Fällen sind die an einem Livestream beteiligten Personen, insbesondere vor der Kamera, vor dem Event aufgeregt, bevor sie „live gehen“. Lampenfieber zu haben, ist normal. Häufig verschwindet das Gefühl, wenn der Livestream beginnt. Allerdings kann man bereits im voraus für einen perfekten Ablauf sorgen. Eine gute Planung und Vorbereitung sind für die reibungslose Durchführung das A und O. Aber auch die Nachbereitung ist wichtig. Denn wie bei jedem anderen Projekt auch helfen die gesammelten Erfahrungswerte, um bei der nächsten digitalen Veranstaltung kleine Fehler auszubügeln. So kann sich mit der Zeit eine digitale Event-Reihe etablieren, die das eigene Vorhaben oder Business erfolgreich vorantreibt. Die folgenden Livestream-Tipps sind für große und kleine Livestreams interessant.

1. Livestream-Event planen & Ziele definieren

Zuallererst ist es notwendig, sich genau zu überlegen, was für eine Art von Streaming-Event geplant werden soll. Ist es eine Tagung, eine Konferenz, Keynote, Betriebsversammelung, ein Webinar, Konzert oder eine Produktvorstellung? Lege fest, von wo und wohin Du welche Inhalte streamen möchtest. Definiere dann Deine Ziele. Was möchtest Du erreichen und wie viele Zuschauerinnen und Zuschauer möchtest Du idealerweise ansprechen? Wieviele Gäste, Sprecherinnen oder weitere Personen sollen im Fokus stehen? Schreibe alles auf und markiere die Punkte, die Dir am wichtigsten sind.

2. Passendes Format finden & Strategie formulieren

Das richtige Format zu finden, gehört in die Planungsphase. Auf dem gewählten Format baut sich dann der gesamte Ablauf der Veranstaltung auf. Diese Live-Stream-Formate eignen sich gut für digitale Events. Gemeinsam mit dem passenden Format sollte eine gute Livestreaming-Strategie einhergehen. Dabei stellt sich vor allem die Frage: Wird das Event einmal stattfinden oder soll es eine Reihe geben? Halte für Dich – und Dein Team – fest, welche Strategie Du hast und welches die prägnantesten Punkte sind. Es kann ja sein, dass Du mit einem Pilot-Streaming-Event erst einmal schauen möchtest, ob ein prinzipielles Interesse an den ausgewählten Inhalten besteht. Läuft es gut, könntest Du Dir aber vorstellen, aus der Veranstaltung eine Streaming-Reihe zu gestalten.

Das Gute am Livestreaming ist, dass die Planungs- und Umsetzungsmöglichkeiten sehr groß sind. Du kannst Dich aus finanzieller Sicht von den No-Budget-Angeboten bis hin zu den großen Multistreaming-Services herantasten. Natürlich kann es ebensogut sein, dass Du bereits von Anfang an ein One-to-Many-Streaming planst. So oder so: Formuliere eine Strategie und wähle ein Format, bevor Du Dir Gedanken über die Umsetzung machst.

3. Inhaltlicher Aufbau

Betriebsversammlung, Talk-Runde, Keynote, Tagung, Produktvorstellung: Alle digitalen Events möchten irgendeine Art von Inhalt oder Wissen vermitteln. Es ist also wichtig, dass es ein inhaltliches Konzept gibt. Auf diesem baut sich alles weitere auf. Lege fest, wer wann spricht. Gibt es ein Gespräch zwischen mehreren Personen, gibt es vielleicht einen Moderator oder eine Moderatorin? Viele Veranstaltungen folgen zum Beispiel einem gut überlegten Storytelling-Konzept. Mit erzählerischen Methoden können Inhalte wirkungsvoller kommuniziert werden.

Ein Aufbau könnte zum Beispiel so aussehen (Thema beliebig):

  1. Anmoderation und/oder Einführung ins Thema – inklusive Begrüßung aller Gäste
  2. Vorstellung der Hauptgäste
  3. Vorträge einzelner oder mehrerer Personen
  4. Pause
  5. Gespräch zwischen mehreren Personen
  6. Integration des Publikums: Umfragen o.ä.
  7. Pause
  8. Fragen/Antworten/Feedbacks
  9. Schlusswort und Abmoderation

Tipp: Vermeide unangenehme Schweigesekunden, falle aber niemandem offensiv ins Wort. Beachte die sogenannte Online-Netiquette.

4. Eventlänge festlegen: 50 Minuten oder 5 Stunden?

Die Länge eines Streaming-Events ist sehr entscheidend. Ist es zu lang, besteht die Gefahr, dass Leute abspringen. Ist es jedoch zu kompakt, fehlen möglicherweise Informationen. Erfahrungsgemäß ist die Aufmerksamkeitsspanne im Internet nicht viel länger als eine bis 1,5 Stunden. 45 Minuten eignen sich gut für einen kompakten Vortrag. Tagungen dauern meistens, wie der Name bereits sagt, mehrere Stunden oder ganze Tage. Hier gilt es, Pausen einzuplanen. Werden Konzerte gestreamt, sind die Veranstalter von der Dauer des Konzerts abhängig.

Lege die Länge der Veranstaltung so genau wie möglich von Anfang an fest und kommuniziere dies auch dementsprechend. Versuche unbedingt, die Länge einzuhalten. Viele Menschen haben einen straffen Terminplan. Manchmal macht es außerdem Sinn, sich Gedanken über den Tageszeitpunkt einer digitalen Veranstaltung zu machen und diesen an Arbeitszeiten anzupassen.

5. Location & Technik

Livestream Tipps

Die Produktion des ADKA Kongress mit professioneller Technik.

Wenn Du weißt, wen Du mit welchen Inhalten erreichen möchtest, suchst Du eine passende Location und die richtigen technischen Mittel. Das technische Equipment variiert von einer Smartphone-Kamera bis hin zu professioneller Studio-Technik. Das ist natürlich von Deiner Streaming-Idee, dem Konzept und dem Budget abhängig. Ein grundlegender Faktor sollte immer beachtet werden: die Upload-Datenrate der Internetverbindung vor Ort. Nichts ist nerviger als ein ständig unterbrochener Livestream. Das Ziel ist es, Bild und Ton zu jedem Zeitpunkt in bester Qualität zu streamen. Informiere Dich also, welche Datenverbindung vor Ort zur Verfügung steht. 

6. Datenschutz- und Rechtsfragen klären

Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) regelt die Verarbeitung personenbezogener Daten in Europa. Das gilt natürlich ebenso für Livestreams. In der Regel arbeiten Unternehmen mit Einwilligungen. Sie müssen diese von Sprechern oder Talk-Gästen fürs Livestreaming einholen, um die Aufnahmen zu produzieren und gegebenenfalls weiterverarbeiten zu können – also vorher. Das gilt auch für Personen, die möglicherweise im Hintergrund erscheinen oder nur zu hören sind.

Die Frage des Datenschutzes stellt sich immer häufiger bei der Nutzung sozialer Netzwerke wie YouTube, Facebook Live oder Instagram. Wer datenschutzkonform streamen möchte, achtet darauf, dass sich die jeweiligen Server in der EU oder noch besser in Deutschland befinden oder eine Cloud-Lösung angeboten wird.

Achtung: Streaming-Services aus Ländern außerhalb der EU bieten zwar gute Möglichkeiten, auch PlugIns, aber die Server befinden sich in der Regel nicht in Deutschland, was datenschutzrechtlich zu Problemen führen kann. Die beste Option ist also, eine eigens programmierte Software zu nutzen.

Ebenso die Rechtslage erscheint vor allem für Jura-Laien kompliziert. Es ist empfehlenswert, juristische Hilfe in Anspruch zu nehmen, wenn man sich in Fragen des Urheberrechts, Vertragsrechts und Eigentumsrechts nicht sicher ist.

Hinweis: Du brauchst für jeden Livestream die Rechte für die inhaltliche, zeitliche und räumlich unbegrenzte Verbreitung des Werkes.

Livestreaming und die DSGVO – was muss man beachten?

7. Werbung schalten

Zu einer erfolgreichen Kommunikationsstrategie gehört auch immer eine gut umgesetzte Werbekampagne. Um Zuschauerinnen und Zuschauer zu gewinnen, brauchst Du ein gewisses Maß an Aufmerksamkeit auf den entsprechenden Kanälen. Es ist empfehlenswert, einige Tage beziehungsweise eine Woche vor dem Event mit der Werbung zu beginnen. Am besten ist, Du formulierst einen kurzen inhaltlichen Ablauf mit den wichtigsten Namen der Teilnehmerinnen und Teilnehmer. Kommuniziere das Datum, die Uhrzeit, die Dauer und wo beziehungsweise unter welchem Link der Livestream stattfinden wird. Füge auch einen Kontakt hinzu, falls Fragen auftauchen sollten. Formuliere in kurzen prägnanten Sätzen und verwende ein passendes Bild oder eine entsprechende Grafik für den Wiedererkennungswert.

Die Werbung sollte auffallen, aber nicht aufdringlich wirken. Planst Du ein großes Event, sollte die Werbekampagne auch früher als nur eine Woche vorher starten. Achte aber darauf, dass die Werbung nicht zu oft geschaltet wird. Kurz vor dem Livestream-Start – einen Tag bis einige Stunden vorher – schickst Du alle Informationen nochmals an Deine Zielgruppe. Je nach Branche wählst Du einen lockeren oder förmlichen Stil für die Werbemaßnahmen. Mögliche Werbeausspielungen sind beispielsweise: soziale Netzwerke, E-Mail-Newsletter, Google Ads, Website-Postings, Flyer, Broschüren.

Tipp: Vielleicht planst Du, das Event aufzuzeichnen. Damit Du aber möglichst viele Personen live dabei hast, sollte diese Information nicht zu prominent kommuniziert werden. Mehr dazu, wie man einen Livestream bewirbt, findest Du in diesem Beitrag. 

8. Digitales Event einrichten

Zu einem Setting gehört natürlich auch das passende Equipment. Mache Dich mit der jeweiligen Technik vertraut, sofern Du selbst alles aufbauen und einrichten wirst. In der Regel nimmst Du Dir für größere Streaming-Produktionen Experten aus den Bereichen Kamera, Live Producing und Tontechnik zuhilfe oder beauftragst die komplette Produktion des Livestreams. Hier sollte nicht gespart werden. Am Ende sind alle zufrieden, wenn der Livestream einwandfrei gelaufen ist. Für top Qualität benötigst Du auch professionelles Equipment, ein erfahrenes Team und eine Livestreaming-Software. Für ein kleines digitales Event können auch andere Mittel ausreichend sein. Informiere Dich hier über verschiedene Optionen: Livestreaming-Software: Möglichkeiten und Vor-/Nachteile

9. Testen, testen, testen

Egal ob klein oder groß: Teste den Livestream, bevor er stattfindet. Überlege Dir mögliche – vor allem technische – Fehlerquellen und denke darüber nach, was Du gegebenenfalls improvisieren musst. Das Wichtiste: Ruhig bleiben und nicht in Panik verfallen. Falls während eines Livestreams plötzlich das Internet abbrechen sollte, muss es nicht unbedingt Dein Fehler sein. Plane für solche Situationen immer ein Backup mit ein. Wenn Du hier auf einen erfahrenen Dienstleister setzt, wird er dies bereits miteinplanen.

10. Vertrauen schaffen und locker bleiben

Je glaubwürdiger eine digitale Veranstaltung bei der Zielgruppe ankommt, desto größer ist die Wahrscheinlichkeit, dass es als positiv wahrgenommen wird. Es gilt, Vertrauen zu schaffen und die Seriosität sowie Glaubwürdigkeit zu schärfen. Das muss natürlich nicht heißen, dass alles total ernst zugehen muss. Im Gegenteil: Unterläuft Dir oder einem Referenten ein Fehler oder verspricht sich jemand, ist es immer die bessere Lösung, einen kleinen Scherz daraus zu machen. Das kann zwar nicht jeder ad hoc, aber wer sympathisch und nahbar wirkt, punktet beim Publikum.

Achte darauf, dass vorher in der Kommunikation und zu Beginn des Livestreams die Hauptakteure vorgestellt werden oder sich selber vorstellen. Oftmals ist es sinnvoll, eine Moderatorin oder einen Moderator zu engagieren. Wird nur eine Person gestreamt, sollte die sich entsprechend vorstellen. So wird von Anfang an Nähe geschaffen.

Erfahrungsgemäß kann es sein, dass in einer geplanten Frage-Antwort-Runde einige der Teilnehmer nicht namentlich genannt werden wollen. Biete ihnen die Möglichkeit, ihre Fragen im Text-Chat zu stellen, ohne dass sie dafür Kamera oder Mikrofon benötigen. Diese niederschwellige Kommunikation sorgt meist für viele Rückmeldungen. Respektiere immer, was Dein Publikum möchte. Wenn sich alle wohlfühlen, nehmen sie gerne an der Veranstaltung teil.

11. Zuschauer integrieren

Livestream Tipps

Foto: Malte Helmhold/ Unsplash

Wir haben bereits das Thema Vertrauen angesprochen. Gleichzeitig kann man auch Nähe zum Publikum schaffen, wenn es integriert wird. Viele möchten nicht nur passiv vor dem Computer sitzen, sondern aktiv teilnehmen. Integriere Deine Zielgruppe mit Chats, Abstimmungen, Nachrichtenfunktionen, Fragerunden oder einem offenen Dialog. Es gibt viele Formate, die dafür sorgen können, dass sich die Zuschauerinnen und Zuschauer miteinbezogen fühlen. Ein mehrstündiger Frontalbeitrag läuft Gefahr, dass Teilnehmerinnen und Teilnehmer abspringen. Das ist nicht nur in Präsenzveranstaltungen so, sondern passiert umso häufiger in der digitalen Welt.

12. Nachbereitung & Weiterverwertung

Sofern Du die Veranstaltung aufgezeichnet hast, um sie online auch anderen zur Verfügung zu stellen, kommuniziere dieses Vorhaben an Deine Zielgruppe. Überlege, ob es noch weitere Optionen der Weiter- oder Zweitverwertung gibt. Oder ist der Inhalt so exklusiv gewesen und wurde nur einer ausgewählten Gruppe gezeigt? Idealerweise hast Du diese Überlegungen von Anfang an miteingeplant. Eine Möglichkeit wäre es, die wichtigsten Punkte in einem Highlight-Video nach dem Event an die Teilnehmer zu schicken.

Notiere Dir außerdem alles, was besonders gut gelaufen ist und was weniger rund lief. Diese Erfahrungen werden Dir beim nächsten Mal helfen. Etwas zeitaufwendig, aber durchaus ein gutes Mittel zu Bewertungsmaßnahmen: Starte eine Umfrage und werte die Antworten aus. Eine gut durchgeführte Evaluation kann dabei helfen, Prozesse und Abläufe nachhaltig zu verbessern.

Überprüfe im Zuge der Nachbereitung auch immer, ob Du innerhalb Deines geplanten Budgets geblieben bist. Wie ist das Kosten-Nutzen-Verhältnis? Hat die Veranstaltung die definierten Ziele erreicht? Gibt es Einsparungspunkte, gibt es mögliche Mehrausgaben?

 


Livestream-Tipps – eine kurze Checkliste

  • Ablaufplan/ Konzept √
  • Datenschutz/ Rechteklärung √
  • Location √
  • Technik-Dienstleister √
  • Testlauf √
  • Werbung √
  • Durchführung √
  • Nachbereitung √
  • Weiteren Livestream planen √
Miriam

ist Content Creator bei Contentflow.