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Es gibt zahlreiche Gründe, warum Eventveranstalterinnen und Veranstalter heute immer häufiger online Einladungen versenden, anstatt Einladungen zu drucken und analog zu versenden. Für eine virtuelle Veranstaltung eignen sich digitale Ankündigungen da gut, wo das Event stattfinden wird: in der digitalen Welt. Zudem möchten viele Unternehmen heute weniger auf Papier und andere gedruckte Materialien zurückgreifen. In diesem Beitrag geht es um digitale Event-Einladungen. Informiere Dich hier über hilfreiche Hands-on-Tipps und praktische Tools.

 

Die Einladung oder Ankündigung für eine Veranstaltung ist das erste, was die potenziellen Teilnehmerinnen und Teilnehmer zu Gesicht bekommen. Und der erste Eindruck zählt häufig am meisten und hinterlässt bestenfalls einen bleibenden Eindruck. Die Einladung funktioniert somit als Aushängeschild für das Vorhaben. Vor allem für Neukunden oder neue Teilnehmerinnen soll diese einen professionellen Eindruck vermitteln. Daher ist es so wichtig, dass man sich im Vorfeld Gedanken darüber macht, wann man wen mit welchen Inhalten wie erreichen möchte. Ein Veranstaltungskonzept sollte vor jedem Versenden von Einladungen bereits vorhanden sein.

Digitale Einladung: Was ist zu beachten?

Prinzipiell gilt für digitale Einladungen das Gleiche wie für gedruckte Exemplare. Du möchtest eine Botschaft an eine bestimmte Zielgruppe vermitteln. Dafür empfehlen wir zuallererst vier Punkte. Eine Einladung sollte:

  • übersichtlich,
  • gut gestaltet,
  • sympathisch und
  • informativ sein.

Auf einen Blick erfahren, worum es geht, sich dabei noch persönlich angesprochen fühlen und gleichzeitig perfekt über das geplante Event informiert sein – idealerweise kann eine Einladung das alles in wenigen Momenten leisten.

Auch wenn das Konzept bereits feststeht, gilt es nun zu überlegen, ob die Einladung gleichzeitig als Werbemaßnahme funktionieren sollte oder einfach Informationen streuen möchte. Es gibt also zwei Möglichkeiten. Entweder Du hast eine bestehende Gästeliste, an die die Einladung versendet wird. In diesem Fall möchtest Du zwar Aufmerksamkeit generieren, aber nicht zwingend Neukunden gewinnen. Daher wäre die Ansprache hier erstens persönlicher und zweitens weniger werblich. Oder Du verschickst die Einladung an Dir noch unbekannte Nutzerinnen und Nutzer, die Du für Dein Event begeistern willst. Dann möchtest Du Aufmerksamkeit wecken und gleichzeitig Werbung für das Event machen. Das Wording unterscheidet sich dementsprechend. Es ist etwas offensiver und es müssen möglicherweise mehr Worte benutzt werden, um Erklärungen bereitzuhalten, um was es geht. Vorwissen kannst du dann nicht voraussetzen.

Üblich sind ein- oder mehrteilige Einladungen. Hier ein Beispiel einer dreiteiligen Einladungsserie online:

  1. Ankündigung bzw. „Save the date“ des Events – evtl. mit „Early Bird“-Anmeldeoption
  2. Einladung zur Registrierung oder Akkreditierung
  3. Reminder & nochmalige Informationsvermittlung

Der zeitliche Rahmen variiert je nach Größe und Art der Veranstaltung. Bei groß geplanten Firmenevents oder Festivals lohnt es sich, zeitlich weit im voraus – Monate – zu planen und anzukündigen. Bei kleineren Veranstaltungen reichen auch Wochen oder sogar nur Tage aus.

Inhaltliche & technische Tipps

1. Digital oder hybrid?

Kommuniziere prominent in der Einladung oder Ankündigung, ob die Veranstaltung ausschließlich digital oder auch vor Ort, also hybrid, stattfinden wird.

2. W-Fragen beantworten

Eigentlich bekannt, aber dennoch soll an dieser Stelle erwähnt werden, dass die W-Fragen beantwortet sein sollten. Was wird wie wo wann und für wen angeboten. Vermittele den Leserinnen und Lesern zumindest in groben Stichpunkten, wie lange das Event dauern wird und was die Inhalte sind. Es kann Sinn machen, einen kurzen Ablaufplan als Dokument beizufügen.

3. Digitale Einladung: Kosten

Mache in der Einladung deutlich, welche Kosten mit welchen Ticketoptionen verbunden sind. Sofern das Event kostenfrei ist, kommuniziere das so prominent wie möglich.

4. Richtige Ansprache

Überlege Dir, wie Du die Zielgruppe anschreiben möchtest. Verwendest Du normalerweise Du oder Sie? Und möchtest Du, dass die Einladung gleichzeitig als Werbung für Neukunden funktioniert oder nicht? Hast Du bereits einen festen Einladungsverteiler, schreibe weniger werblich und mehr persönlich. Bist Du erst dabei, Kontakte zu knüpfen und möchtest eine neue potenzielle Zielgruppe ansprechen, kannst Du etwas werblicher texten. Aber Vorsicht, nicht zuviele Werbefloskeln verwenden.

5. Personalisierung

Personalisiere die Einladung so gut wie möglich. Sofern die Personen zum Beispiel schon mal an einem Deiner Events teilgenommen haben, kannst Du sie mit ihren Namen ansprechen.

6. Formulierungen

Verfasse eine nutzerzentrierte und präzise Betreffzeile, sofern Du den Versand über E-Mail planst. Dasselbe gilt natürlich auch für andere Formate wie beispielsweise die Social-Media-Kanäle. Der erste Satz entscheidet meistens, ob das Publikum weiterliest oder wegklickt. Die Betreffzeile sollte Aufmerksamkeit erwecken, aber nicht aufdringlich wirken. Das Verwenden von Schlagwörtern, die mit dem Thema zu tun haben, ist empfehlenswert. Du kannst auch Fragen einsetzen oder Thesen aufstellen beziehungsweise mit einem Wortspiel arbeiten. Nutze aktive Formulierungen. Hier ein Beispiel:

  • Nein: Wenn Du Dich für das Online-Event interessierst, würden wir uns sehr freuen. Anmeldungen kann man hier vornehmen.
  • Ja: Du interessierst Dich schon lange für das Thema Livestreaming? Melde Dich hier an. Du profitierst davon, weil Videostreams in aller Munde sind.

7. Technische Anforderungen & Support

Kommuniziere in der Einladung, welche Technik für die Online-Veranstaltung benötigt wird und wie man diese vorher testen kann. Gebe eventuell eine kurze Anleitung für eine eventuell nötige Software-Installation oder biete einen Termin an, so dass Teilnehmerinnen und Teilnehmer vor dem Event die eigene Technik gemeinsam mit Dir online testen können. Auch wenn viele Menschen bereits im Umgang mit technischen Mitteln routiniert sind, gibt es allen ein gutes Gefühl, ein Hilfeangebot zu bekommen. Ein guter Support zählt zu den wichtigsten Punkten.

Tipp: Sofern Du Browser-basiert arbeitest, recherchiere vorher, welche Browseranforderungen Dein Tool empfiehlt und gebe das an Deine Teilnehmer weiter.

Eine gute Möglichkeit fürs Kommunizieren sind übrigens Infoartikel: Welche Bandbreite braucht man fürs Videostreaming im Upload?

8. Verhaltensregeln & Interaktionsmöglichkeiten

Den meisten Internetnutzerinnen und Nutzern sind die Verhaltensregeln – auch Netiquette genannt – bekannt, aber es schadet nicht, diese nochmal zu kommunizieren. Zudem kannst Du in einem kurzen Ablaufplan vermerken, ob eine Chatfunktion, Frage-Antwort-Runde oder eine andere Interaktion in das Event eingeplant ist. Falls Du schon zuviele Informationen für die Einladung gesammelt hast, kannst Du diesen Punkt auch mündlich zu Beginn der Veranstaltung referieren.

9. Formate: Text, Bild, Video

Einladungen müssen nicht immer aus Bild und Text bestehen. Das Videoformat eignet sich ebenso gut und schafft häufig sogar mehr Aufmerksamkeit im Netz. Hier ist Kreativität gefragt. Unternehmen beauftragen auch häufig Designerinnen und Designer, um eine Einladung professionell zu gestalten.

10. Gute Gestaltung

Viele Tools fürs Einladungs- oder Eventmanagement bieten Designvorlagen an. Wer mehr Wert auf Individualität legt, kann wie erwähnt Grafikprofis beauftragen. Zudem gibt es die Möglichkeit, selber Stock-Webseiten nach passenden Vorlagen zu durchsuchen oder sich einfach Inspirationen zu holen. Hier einige Empfehlungen:

Deine Einladung sollte optisch mit den Elementen Deiner Corporate Identity gestaltet sein, sofern Du ein eigenes Branding hast. Ist das nicht der Fall, nutze ein ähnliches Design für den Wiedererkennungswert.

11. Kontakt für Fragen

Neben dem technischen Kontakt gibst Du am besten zusätzlich einen allgemeinen Kontakt an. Je nachdem, wo Du mit Deiner Zielgruppe kommunizierst, nutze E-Mail-Adresse, Telefonnummer oder einen Messengerdienst.

Tipp: Gib keine allgemeinen info@-E-Mail-Adressen an. Das wirkt unpersönlich. Oftmals müssen eingehende Anfragen erst an Dich weitergeleitet werden, was eine Antwort zeitlich verzögert.

12. Zu- & Absagen dokumentieren

Behalte immer eine Übersicht über die Teilnehmerinnen und Teilnehmer. Nur so kannst Du prüfen, ob die Ankündigung oder Einladung auch positiv wahrgenommen wird. Ist das Interesse klein, kannst Du mit weiteren Maßnahmen versuchen, mehr Leute für das Event zu gewinnen. Viele Tools bieten ein Gästelisten- oder Teilnehmermanagement an. Du vermeidest so im voraus eine Flop-Veranstaltung.

Tool-Tipps für digitale Einladungen

Was ist das beste Einladungsmanagement-Tool? Die Frage lässt sich nicht so einfach beantworten, denn es gibt zahlreiche Anwendungen, die fürs Eventmanagement und so auch für die Einladungen und das Verwalten der Gäste geeignet sind. Die meisten Tools werben mit Funktionen wie Kommunikationsmöglichkeiten, Check-ins, Ticketing-Services, Reportings, Event-Websites, Registrierungsoptionen sowie Datenschutz und DSGVO-Konformität. Für die Nutzung bieten sie unterschiedliche Preismodelle an. Es lohnt sich, genauer hinzuschauen und zu überlegen, welche Funktionen überhaupt benötigt werden. Größere Unternehmen sollten zudem prüfen, ob oder welche Lösung sich eignet, um diese an implementierte Softwareanwendungen anzuknüpfen. Die folgenden Tools sind prinzipiell alles Event-Management-Anwendungen, die Teilnehmer- und Gästemanagement beinhalten.

Wer langfristig hybride Events plant, achtet darauf, dass Online- und Hybrid-Events mit dem jeweiligen Tool möglich sind.

  • digitale Einladung

    Mit diesen Tools lassen sich Einladungen und Gästelisten digital verwalten. So behältst Du immer den Überblick. Foto: Markus Winkler /Unsplash

    eventbrite: für kostenlose Events kostenfrei nutzbar

  • Xing Events: im Bereich Eventmarkt, Basis-Event ist gratis
  • LinkedIn Events: im Bereich Events
  • Talque
  • AirLST
  • invitario
  • seera
  • doo
  • teamazing
  • MATE
  • evenito
  • yve
  • EventKingdom
  • Expo-IP

Xing Events, LinkedIn und eventbrite sind die einzigen Anbieter, die einen kostenlosen Service anbieten, mit dem man Events anlegen kann. Jedoch ist es bei eventbrite so, dass dann das Event auch kostenfrei sein muss. Bei Xing Events gilt die gratis Nutzung nur für Basis-Events. Hier gibt es dann nicht sehr viele Funktionen und Möglichkeiten. Bei LinkedIn muss man Admin einer Unternehmensseite sein, um Events anlegen zu können, sofern dies nicht unter dem privaten Account erstellt werden soll.

 

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Miriam

ist Content Creator bei Contentflow.