Wie konzipiert man eine Online-Veranstaltung?

Viele haben aus der Praxis langjährige Erfahrung, wenn es darum geht, Veranstaltungen zu konzipieren und durchzuführen. Wenn aus der Vor-Ort-Veranstaltung eine Online-Veranstaltung werden soll, lässt sich nicht alles eins zu eins übertragen. Eine Online-Veranstaltung folgt eigenen Gesetzmäßigkeiten. Und deshalb muss sie auch anders konzipiert werden. Aus den Erfahrungen mehrerer Jahre in der Produktion von digitalen Veranstaltungen haben wir viel Wissen gesammelt. Die wichtigsten Erkenntnisse daraus fassen wir hier zusammen.

Generelle Überlegungen

Zwei Fragen sollte man sich ganz am Anfang beantworten: An wen richtet sich die Veranstaltung, wer ist die Zielgruppe? Und: was soll die Veranstaltung erreichen? Dieses Ziel kann inhaltlicher Natur sein, also beispielsweise etwas wie: Nach der Veranstaltung sollte jeder Teilnehmer und jede Teilnehmerin wissen, wie man unsere Software einsetzen kann. Oder: Jeder sollte lernen, was sich nach der Gesetzes-Reform ändern wird.

Davon ausgehend kannst Du die Rahmendaten der Veranstaltung festlegen und den Ablauf gestalten. Denke hier bei allen Aspekten vom Publikum aus.

Das Programm

Die einzelnen Programmpunkte sollten kürzer sein, als Du diese vielleicht sonst ansetzen würdest. Denn die Aufmerksamkeitsspanne am Bildschirm ist kürzer, vielen fällt es hier schwerer, sich zu konzentrieren. Das sollte man bei der Planung des Programms berücksichtigen. Auch ein Mix aus verschiedenen Formaten kann für Abwechslung sorgen.

Interaktivität mit einzuplanen, ist sehr wichtig. Denn dies sorgt dafür, dass die Teilnehmer aktiv dabei blieben. Und es erhöht erfahrungsgemäß die Zufriedenheit mit der Veranstaltung. Denn so wird individueller auf die Themen eingegangen, als wenn nur eine reine „Berieselung“ stattfindet.

Die Teilnehmer sitzen nicht gemeinsam in einem Raum, sondern jeder sitzt zu Hause. Wie gelingt es also, das Publikum inhaltlich zu fesseln – dramaturgische Elemente im Ablauf können hier helfen.

Das Ankommen

Die meisten Veranstaltungen beginnen mit dem Ankommen, dem Check-in, darauf folgt meist die Möglichkeit eines Get-togethers. Im Digitalen ist der erste Kontakt meist die Anmeldemaske zur Veranstaltung.

Teilnehmer nach der Anmeldung. Foto: Product School on/ Unsplash

Hier kommt es drauf an, ob eine kostenfreie Registrierung erfolgt oder ob kostenpflichtige Tickets für die Veranstaltung verkauft werden sollen. Entsprechende Anbieter gibt es für beide Szenarien. Es empfiehlt sich, nach der Anmeldung eine Option anzubieten, um den Termin der Veranstaltung direkt im Kalender zu speichern. Auch Erinnerungen per E-Mail sind nicht verkehrt – in beiden Fällen sollte der direkte Teilnahmelink enthalten sein, damit niemand lange suchen muss.

Aber auch eine Online-Veranstaltung ohne Anmeldung ist grundsätzlich möglich. Allerdings werden dann manche Punkte, wie etwa die Vernetzung der Teilnehmer, schwieriger. Dafür ist die Hürde, um teilzunehmen, sehr niedrig.

Ähnlich wie bei einer klassischen Veranstaltung kann man zunächst mit einem virtuellen Get-together starten. Die andere Möglichkeit ist ein sehr direkter Start in das Programm.

Was passiert in den Pausen?

Um die Aufmerksamkeitsspanne ging es ja bereits. Begehe also nicht den Fehler, das Programm am Stück durchzuplanen. Kleinere und größere Pausen schaffen nicht nur die Möglichkeit einmal durchzuatmen, sondern sie bieten auch die Möglichkeit für Austausch oder Netzwerken. Sei es mit ein wenig Musik, einer Yoga-Session, einem Spiel oder einem Treffen am virtuellen Stehtisch. Der Fantasie für solche Elemente sind keine Grenzen gesetzt.

Wo sind die Möglichkeiten für das Networking?

Um im virtuellen Raum in einen Austausch zu kommen, braucht es den richtigen Rahmen. Viele Event-Plattformen bieten die Möglichkeit an, dass sich Teilnehmerinnen und Teilnehmer Profile anlegen. Das hilft im Vorfeld, um sich zu vernetzen und via Chat oder E-Mail zu einem virtuellen Gespräch zu verabreden.

Während der Corona-Pandemie baute das Berliner Start-up mit dem Tool wonder.me ein Tool für die Vernetzung, dieses wurde mittlerweile aber eingestellt. Neue Tools wie Kumospace bieten ebenfalls virtuelle Räume, in denen sich Teilnehmer begegnen und austauschen können. So kommt man sehr unkompliziert ins Gespräch. Und wenn es etwas verspielter sein soll, ist ein Angebot wie Gather Town eine Möglichkeit zum Netzwerken in etwas anderer Optik.

Und auch hier gilt, zu überlegen, was die Erwartungen des Publikums am besten trifft und dafür den passenden virtuellen Rahmen zu bieten.

Nach der Veranstaltung ist vor der Veranstaltung

Nutze die Chance, um nach der Veranstaltung mit den Teilnehmerinnen und Teilnehmern im Kontakt zu bleiben. Eine gute Möglichkeit ist es, nach dem Event Unterlagen oder den Link zu den Aufzeichnungen zu verschicken. Auch der Hinweis auf weitere geplante Veranstaltungen kann hier schon enthalten sein. So baust Du nach und nach eine Kommunikation auf, bei der nächsten Veranstaltung ist die Teilnehmer-Akquise dann wahrscheinlich schon deutlich einfacher.

Auf die Technik kommt es an

Noch wichtiger als bei einer Vor-Ort-Veranstaltung ist bei einem digitalen Event die Technik. Hier muss auf der Hard- und Software-Ebene alles funktionieren, damit die Veranstaltung ein Erfolg wird. Hier solltest Du gut planen und proben. Wenn die Veranstaltung Dimensionen annimmt, die über die internen Kompetenzen hinaus geht, lasse Dich von entsprechenden Partnern unterstützen.

Du planst einen Livestream oder eine Online-Veranstaltung? Dann profitiere von unserer Erfahrung und lasse Dich beraten.