Wie konzipiert man eine Online-Veranstaltung?

Viele haben aus der Praxis langjährige Erfahrung, wenn es darum geht, Veranstaltung zu konzipieren und durchzuführen. Wenn aus der Vor-Ort-Veranstaltung eine Online-Veranstaltung werden soll, lässt sich nicht alles eins zu eins übertragen. Eine Online-Veranstaltung folgt eigenen Gesetzmäßigkeiten. Und deshalb muss sie auch anders konzipiert werden. Aus der Erfahrungen mehrerer Jahre in der Produktion von digitalen Veranstaltungen haben wir viele Erfahrungen gesammelt. Die wichtigsten Erkenntnisse daraus fassen wir hier zusammen.

Generelle Überlegungen

Zwei Fragen sollte man sich ganz am Anfang beantworten: An wen richtet sich die Veranstaltung, wer ist die Zielgruppe? Und: was soll die Veranstaltung erreichen? Dieses Ziel kann inhaltlicher Natur sein, also beispielsweise etwas wie: Nach der Veranstaltung sollte jeder Teilnehmer wissen, wie er unsere Software einsetzen kann. Oder: Jeder Teilnehmer sollte lernen, was sich nach der Gesetzes-Reform ändern wird.

Davon ausgehend können Sie die Rahmendaten der Veranstaltung festlegen und den Ablauf gestalten. Denken Sie hier bei allen Aspekten vom Publikum aus.

Das Programm

Die einzelnen Programmpunkte sollten kürzer sein, als sie diese vielleicht sonst ansetzen würden. Denn die Aufmerksamkeitsspanne am Bildschirm ist kürzer, vielen fällt es hier schwerer, sich zu konzentrieren. Das sollte man bei der Planung des Programms berücksichtigen. Auch ein Mix aus verschiedenen Formaten im Wechsel kann für Abwechslung sorgen.

Interaktivität mit einzuplanen ist sehr wichtig. Denn dies sorgt dafür, dass die Teilnehmer aktiv dabei blieben. Und es erhöht erfahrungsgemäß die Zufriedenheit mit der Veranstaltung. Denn so wird individueller auf die Themen eingegangen, als wenn nur eine reine „Berieselung“ stattfindet.

Die Teilnehmer sitzen nicht gemeinsam in einem Raum, sondern jeder sitzt zu Hause. Wie gelingt es also, die Teilnehmer inhaltlich zu fesseln – dramaturgische Elemente im Ablauf können hier helfen. 

Das Ankommen

Die meisten Veranstaltungen beginnen mit dem Ankommen, dem Check-in, darauf folgt meist die Möglichkeit eines Get-togethers. Im Digitalen ist der erste Kontakt meist die Anmeldemaske zur Veranstaltung.

Teilnehmer nach der Anmeldung. Foto: Product School on/ Unsplash

Hier kommt es drauf an, ob eine kostenfreie Registrierung erfolgt oder ob kostenpflichtige Tickets für die Veranstaltung verkauft werden sollen. Entsprechende Anbieter gibt es für beide Szenarien. Es empfiehlt sich, nach der Anmeldung eine Option anzubieten, um den Termin der Veranstaltung direkt im Kalender zu speichern. Auch Erinnerungen per Email sind nicht verkehrt  – beides sollte dann denn direkten Teilnahmelink erhalten, damit niemand hier lange suchen muss.

Aber auch eine Online-Veranstaltung ohne Anmeldung ist grundsätzlich möglich. Allerdings werden dann manche Punkte, wie etwa die Vernetzung der Teilnehmer, schwieriger. Dafür ist die Hürde um teilzunehmen, sehr niedrig.

Ähnlich wie bei einer klassischen Veranstaltung kann man zunächst mit einem virtuellen Get-together starten. Die andere Möglichkeit ist ein sehr direkter Start in das Programm. Denn dafür sind die Teilnehmer schließlich gekommen.

Was passiert in den Pausen?

Um die Aufmerksamkeitsspanne ging es ja bereits. Machen Sie also nicht den Fehler, das Programm am Stück durchzuplanen. Kleinere und größere Pausen schaffen nicht nur die Möglichkeit einmal durchzuatmen, sondern sie bieten auch die Möglichkeit für Austausch oder Netzwerken. Sei es mit ein wenig Musik, einer Yoga-Session, einem Spiel oder einem Treffen am virtuellen Stehtisch. Der Fantasie für solche Elemente sind keine Grenzen gesetzt.

Wo sind die Möglichkeiten für das Networking?

Um im virtuellen Raum in einen Austausch zu kommen, braucht es den richtigen Rahmen. Viele Event-Plattformen bieten die Möglichkeit an, das sich Teilnehmer Profile anlegen. Das hilft im Vorfeld, um sich zu vernetzen und via Chat oder Email zu einem virtuellen Gespräch zu verabreden.

Tools wie Wonder bieten virtuelle Räume, in denen sich Teilnehmer begegnen und austauschen können. So kommt man sehr unkompliziert ins Gespräch. Und wenn es etwas verspielter sein soll, ist ein Angebot wie Gather Town eine Möglichkeit zum Netzwerken in etwas anderer Optik.

Und auch hier gilt, zu überlegen, was die Erwartungen des Publikums am besten trifft, und den passenden virtuellen Rahmen dafür zu bieten.

Nach der Veranstaltung ist vor der Veranstaltung

Nutzen Sie die Chance, um nach der Veranstaltung mit den Teilnehmerinnen und Teilnehmern im Kontakt zu bleiben. Eine gute Möglichkeit ist es, nach dem Event Unterlagen oder den Link zu den Aufzeichnungen zu verschicken. Auch der Hinweis auf weitere geplante Veranstaltungen kann hier schon enthalten sein. So bauen Sie nach und nach eine Kommunikation auf, bei der nächsten Veranstaltung ist die Teilnehmer-Akquise dann wahrscheinlich schon deutlich einfacher.

Auf die Technik kommt es an

Noch wichtiger als bei einer Vor-Ort-Veranstaltung ist bei einem digitalen Event die Technik. Hier muss auf der Hard- und Software Ebene alles funktionieren, damit die Veranstaltung ein Erfolg wird. Hier sollten sie gut planen und proben. Wenn die Veranstaltung Dimensionen annimmt, die über die internen Kompetenzen hinaus geht, lassen Sie sich von entsprechenden Partner unterstützen. Dann wird die Online-Veranstaltung ein Erfolg.

Sie planen einen Livestream oder eine Online-Veranstaltung? Dann profitieren sie von unserer Erfahrung und lassen sie sich beraten.