5 Schritte zur erfolgreichen Online-Pressekonferenz

Im Magazin „PR Report“ berichtet Rupert Sommer über seine Beobachtung, dass große Firmen ihre Pressekonferenzen (PK) immer häufiger komplett online abhalten. Die Unternehmen wollen trotz schmaler Redaktionsbudgets möglichst viele Journalisten erreichen. Damit reagieren Sie auf die aktuellen Entwicklungen in der Medienbranche. Livestreams sind daher ein wichtiges Werkzeug für die PR-Arbeit. Doch worauf kommt es bei einer online Pressekonferenz an? Wir haben aus unserer Praxiserfahrung fünf Schritte für eine gelungene virtuelle Pressekonferenz zusammengestellt.

Kaum eine Journalistin oder ein Journalist fährt noch wegen einer Pressekonferenz durch das halbe Land, zu knapp ist die Zeit,  häufig stehen Aufwand und Ertrag hier in keinem guten Verhältnis. Die virtuelle Form der Pressekonferenz gleicht viele Nachteile der analogen Veranstaltung aus: Die Teilnahme ist unkompliziert möglich, man spart sich die Anreise, bekommt einen Einblick in das Thema und kann seine Fragen stellen. Man bekommt also alles, auf das es ankommt, und muss weniger Zeit investieren.

Daher ist es nicht verwunderlich, das die klassische PK mittlerweile die Ausnahme ist. Für die Pressestellen bringen die online Pressekonferenzen allerdings neue Anforderungen mit sich: an die Hard- und Software, an die Vorbereitung und die Durchführung. Hier unsere wichtigsten Erkenntnisse aus der Umsetzung von virtuellen Pressekonferenzen.

1. Rechtzeitig einladen

Damit auch genügend Journalisten an der Pressekonferenz teilnehmen können, sollte die Einladung mit der Anmeldung rechtzeitig versandt werden. Die Einladung sollte den Mehrwert für die Teilnehmer klarmachen. Machen sie also deutlich, um was es inhaltlich gehen wird, und warum es sich lohnt, dabei zu sein. Bitten Sie um eine kurze Anmeldung mit den wesentlichen Daten. Das erleichtert die Vorbereitung.

Sie können anbieten, mit der Anmeldung bereits erste Fragen einzureichen. So bekommen sie sehr frühzeitig einen Überblick, über die Themen, die die Teilnehmerinnen und Teilnehmer interessieren.

Meist empfiehlt es sich, vor der Pressekonferenz nochmals eine Erinnerung zu verschicken. Diese sollte auch den Link zur Veranstaltungsseite erhalten.

2. Keine hohen Hürden einbauen

Der Zugang zur virtuellen Pressekonferenz sollte möglichst einfach sein. Das bedeutet, der Nutzer sollte keine Software installieren oder sich umständlich anmelden müssen. Am besten ist es, wenn es einen Link gibt, über den man direkt zur einer Landingpage mit der virtuellen Pressekonferenz gelangt. Falls erforderlich, kann man natürlich den Zugang beschränken. Aber Überlegen sie, ob dies wirklich erforderlich ist. Am besten verschicken Sie den Link mit der Teilnahmebestätigung oder in einem Termin. So landet die virtuelle Pressekonferenz gleich im Terminkalender und wird nicht vergessen, wenn man den Termin öffnet, muss man nur noch auf den Link klicken und kann teilnehmen.

Achten sie außerdem darauf, das die Teilnahme über jedes Gerät und jeden Browser funktioniert. Nichts ist frustrierender für einen Teilnehmer der dabei sein möchte, wenn er nur Fehlermeldungen oder einen nicht funktionierenden Stream sieht.

3. Die Technik sorgfältig planen

Machen Sie sich frühzeitig Gedanken über die technische Umsetzung. Es hat sich bewährt, einen Livestream als zentrales Element der PK auf der Seite einzubinden. Darunter sollte sich eine Möglichkeit befinden, Fragen zu stellen. Am einfachsten ist es, hier auf ein Feld für den Namen und die Frage zu setzen. Darunter können bei Bedarf weitere Inhalte, wie etwa Dokumente zum download, angeboten werden.

Der Livestream

Für die Planung des Livestreams kommt es auf die räumlichen Gegebenheiten und auf den Aufbau (Wie viele Redner gibt es? Gibt es einen Moderator?) an.

Achten Sie auf eine gute Internetverbindung vor Ort, sorgen sie mit einer professionellen Produktion dafür, dass die Redner gut in Szene gesetzt werden, dass die Tonqualität passt und das weitere Inhalte, wie etwa eine Präsentation, gut eingebunden werden. Dies ist entscheidend für einen professionellen Eindruck bei den Teilnehmern.

Der Chat als Rückkanal

Eine Pressekonferenz, und das gilt auch, wenn sie virtuell stattfindet, hat den Zweck, Journalisten zu informieren und ihnen Fragen zu beantworten. Planen sie also unbedingt eine Möglichkeit der Interaktion mit ein – es ist schließlich keine Produktpräsentation bei der sie das Publikum frontal unterrichten. Journalistinnen und Journalisten investieren ihre Zeit, um sich mit ihrem Thema zu beschäftigen. Damit am Ende etwas für die Berichterstattung herauskommt, ist die Interaktion wichtig.

Als Rückkanal eignet sich ein Chat. Am besten ist es, wenn sich dieser im Backend moderieren lässt. So kann man die Fragen vorsortieren und entweder der Person, welche die PK moderiert, oder direkt dem Ansprechpartner, freischalten. Wenn sie mit einem besonders hohen Frageaufkommen rechnen, sollten sie mehrere Moderationsstufen einplanen. So können sie Fragen thematisch sortieren und doppelte Fragen zusammenfassen. Das sorgt für einen reibungslosen Ablauf und spart Zeit.

4. Die richtige Dramaturgie für den Ablauf

Auch aus dem Ablauf ergeben sich einige technische Fragestellungen. Zeigen Sie beispielsweise eine Präsentation, gibt es mehrere Redner an unterschiedlichen Standorten – usw.

Es empfiehlt sich, den Ablauf genau zu strukturieren und einen Zeitplan zu erstellen – und an den sollte man sich auch halten. Für teilnehmende Journalisten gibt es nichts ärgerlicheres, als wenn beispielsweise die Präsentation deutlich länger dauert als angekündigt. Hier kann es sonst passieren, das sie Teilnehmer verlieren.

Planen sie den Ablauf also so, dass er auch einzuhalten ist. Überlegen sie sich, wie viel Zeit sie wirklich brauchen, und was die wichtigsten Punkte sind. Verzichten sie auf lange Einleitungen, sondern kommen sie schnell zum Punkt – dem Anlass der Pressekonferenz. Und kommen sie zeitnah zur Fragemöglichkeit für Journalisten. Hier liegt die besondere Stärke des Formats.

5. Unterlagen direkt nach der Pressekonferenz

Sehr zeitnah nach der virtuellen Pressekonferenz sollten sie die Aufzeichnung zum Abruf zur Verfügung stellen. Fertigen sie am besten ein automatisch erstelltes Transkript an, aus diesem können sie dann eine Übersicht der Fragen und Antworten erstellen und dies ebenfalls direkt nach der Pressekonferenz anbieten. So erleichtern sie Journalisten die Arbeit und runden die virtuelle Veranstaltung gut ab.