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Egal ob man ein rein digitales oder ein hybrides Event plant. Man benötigt eine Online Event Software. Dahinter verbirgt sich eine Plattform, die den Teilnehmerinnen und Teilnehmern alle Funktionen bietet, von der Anmeldung über das Event selber bis zum nachträglichen Abruft der Videos.

Was ist eine Online Event Software?

Ganz allgemein gesagt handelt es sich dabei um eine Software, über die Teilnehmer an unterschiedlichsten Orten, meist über den Browser, an digitalen Events teilnehmen können. Anders als bei Video-Konferenz-Software gibt es hier Funktionen wie verschiedene Räume für Programmpunkte, einen Programmablauf, Netzwerkmöglichkeiten und ein Teilnehmermanagement. Der Funktionsumfang unterscheidet sich je nach Anbieter.

Der Markt der Online Event Software

Der Markt der Online Event Software ist mittlerweile recht groß geworden. Er lässt sich einteilen in die Generalisten, welche das gesamte Spektrum der Funktionen in einer Plattform vereinen, und die Spezialisten, welche sich auf einzelne Aspekte der Veranstaltung, beispielsweise die Anmeldung, spezialisiert haben.

Daher sollte man bei den Planungen mit einbeziehen, welche Lösungen vielleicht schon im Einsatz sind, ob sich diese mit einer passenden Online Event Software kombinieren lassen, oder ob hier eine All-in-One-Plattform gesucht wird.

Unterschiedlich sind hier auch die Preismodelle. In der Regel werden monatliche Lizenzgebühren fällig, viele Anbieter bieten auch die Lizenzierung für einzelne Events an.

Worauf man bei der Auswahl achten sollte

Hier stellen wir einige Punkte vor, die aus unserer Sicht bei der Auswahl einer Online Event Plattform wichtig sind.

Die Plattform sollte natürlich reibungslos funktionieren: für die Teilnehmer, aber auch im Backend für die Administratoren. Wobei wir schon bei einem wesentlichen Punkt sind. Manche Event-Plattformen müssen für jeden Event individuell „gebaut“ werden, andere können im Backend selbst angelegt und verwaltet werden. Während die erste Variante individueller, aber meist auch teurer ist, ist man bei der zweiten Variante flexibler, aber man muss sich dann an die Templates der Event-Software halten und kann diese nur in einem gewissen Maße anpassen. Der Funktionsumfang der Plattform muss gut zu Deinen Anforderungen passen.

Die Software sollte in allen aktuellen Browsern laufen, aber auch auf mobilen Endgeräten. Außerdem steht und fällt ein Online-Event immer mit der Qualität des Livestreams, daher sollte man hier besonders darauf achten, wie dies umgesetzt ist.

Auch das Thema Datenschutz und DSGVO sollte man in die Kriterien bei der Auswahl mit einbeziehen. So sollte sichergestellt sein, dass die Daten innerhalb von Europa verarbeitet werden, auch sollte die Online Event Software eine entsprechende Dokumentation bieten.

Auch die Sicherheit ist wichtig, wie ist beispielsweise die Zugangsbeschränkung umgesetzt, damit nur registrierte Teilnehmer auf die Inhalte zugreifen können.

Ein Plus ist es auf jeden Fall, wenn es einen Ansprechpartner und guten Support gibt. Denn sollte vor oder während der Veranstaltung mal etwas nicht klappen, muss das schnell gelöst werden.

Welche Rolle spielt Livestreaming?

Jedes digitale Event benötigt Livestreaming. Sei es, in Form von Videokonferenzen, wenn Teilnehmer untereinander sprechen sollen, oder in Form von Livestreams für die Programmpunkte. Es gibt manche Plattformen, die das Streaming bereits integriert haben. Die meisten jedoch setzen hier auf externe Lösungen, bei denen dann ein Livestream durch einen anderen Anbieter integriert wird. Bei der Online Event Software Expo-ip beispielsweise lässt sich ein Livestream von Contentflow mit einem Add-on einbinden. Und auch bei anderen Plattformen kann der Contentflow-Webplayer über ein paar Zeilen Code integriert werden.

 

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Gregor Landwehr

Gregor Landwehr

ist Co-Founder & COO von Contentflow.