Virtuelle Events: Einfache Tipps, Ideen und Tools – inklusive Checkliste

Veranstalterinnen und Veranstalter sollten virtuelle Events in drei Schritten konzipieren. Das sind im Wesentlichen Planung, Durchführung und Evaluation. Dabei gibt es einiges zu bedenken. Für welche Arten von Events sich eine digitale Veranstaltung eignet und auf was man dabei im Detail achten muss, erklärt dieser Beitrag. Außerdem verraten wir einige Tool-Tipps und bieten eine gratis Checkliste zum Herunterladen an.

Unterschied hybrides und virtuelles Event

Virtuelle Events sind rein digitale Veranstaltungen. Lediglich für die jeweiligen Referierenden kann es sein, dass ein physisches Set aufgebaut wird, von dem aus das Signal ins Netz geht. Aber auch das muss nicht zwingend sein. Manche virtuellen Events finden von allen Seiten aus dem Büro oder von zu Hause aus statt.

Hybride Events sind eine Mischung aus einer Veranstaltung in Präsenz und einem digitalen Programm. Manchmal gibt es Livestreams der Programmpunkte vor Ort, manchmal sind es online andere Angebote. Das kommt ganz auf das Konzept des Events drauf an. Zum Thema hybride Events kannst Du hier mehr nachlesen.

Ideen für virtuelle Events

In einem anderen Beitrag haben wir eine Übersicht zu Events zusammengestellt, die sich für hybride Formate besonders gut eignen. Neben den gängigen Formaten für virtuelle Events wie zum Beispiel

• Tagungen,
• Workshops,
• Konferenzen,
• Meetings,
• Keynotes,
• Versammlungen,
• Sitzungen,
• Konzerten,
• Kongresse,
• Messen oder
• Barcamps

… gibt es eine ganze Reihe anderer Formate. Viele von denen tragen englische Namen und werden immer häufiger eingesetzt. Dazu zählen:

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  Foto: Malte Helmhold/ Unsplash

  Coffee Lectures,

• Virtuelle Town Halls,
• Co-Working,
• World Café,
• Table Session,
• Gamification online,
• Netflix-Party,
• Speed Networking,
• Teambuilding-Events wie zum Beispiel digitale Escape Rooms oder Stadt Land Fluss online.

Im Grunde genommen sind hier keine Grenzen gesetzt. Ein erfolgreiches virtuelles Event sollte schlüssig konzipiert sein. Natürlich sind auch Audio-only-Panels- beziehungsweise -Meetings möglich. Dieses Format eignet sich besonders für unterwegs. Dafür bietet der Markt verschiedene Apps, eine ist Zello.

Pro-Contra-Tabelle

Wir nennen die Contra-Aufzählungen an dieser Stelle Herausforderungen, da es für alle diese Punkte Lösungen gibt. Die größte Herausforderung ist es, dass bei virtuellen Events nicht alle Sinnesorgane angesprochen werden. In der digitalen Welt können Zuschauerinnen und Zuschauer lediglich sehen und hören. Riechen, schmecken und tasten funktioniert hier nicht. Allerdings gibt es Möglichkeiten, diesen Nachteil anderweitig „aufzufangen“, um die Aufmerksamkeitsspanne so hoch wie möglich zu halten. Dazu gehören beispielsweise interaktive Spiele-Elemente, das Versenden digitaler Goodiebags oder gemeinsame digitale Fotoaktionen. Mehr dazu unter dem Punkt „Interaktion“ weiter unten im Beitrag. Das sind die Vorteile und Herausforderungen auf einen Blick:

Vorteile	Herausforderungen
√ Geringere Kosten für Reisen, Location-Anmietungen und Catering	Kosten für digitales Know-how und Tools fallen an
√ Höhere, internationale Reichweite und keine Limitierung	Räumliche Distanz überwinden mit interaktiven Elementen
√ Junges und mittelaltes Publikum ist meistens digital-affin	Manche Zielgruppen benötigen besonders intuitiv zu bediendende, niedrigschwellige Angebote
√ Nachhaltiger wegen Reiseminderung und möglicher, langfristiger Bereitstellung digitaler Inhalte	Virtuelle Events unter Nachhaltigkeitsaspekten durchführen
√ Individuell, flexibel anpassbar und skalierbar, auch in Echtzeit.	Technische Infrastruktur und digitales Know-how seitens Zuschauerinnen und Zuschauer.
√ Monetarisierung ebenso möglich wie bei physischen Events	Angebot muss konzeptionell und dramaturgisch sehr gut sein
√ Schnelle einfache Lead-Generierung	Fehlender persönlicher Kontakt, Networking muss digital ermöglicht werden
√ Analyse-Möglichkeiten mit digitalen Tools leichter und sehr übersichtlich	Tools müssen erlernt und angewendet werden

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Tipps für virtuelle Events – mit Checkliste

Runder Ablauf

Für jedes Event, egal ob in Präsenz, hybrid oder rein virtuell, ist ein gutes Konzept mit inhaltlichem Mehrwert inklusive einem dramaturgischen roten Faden notwendig. Je nachdem, in welcher Größe und wie viele Programmpunkte es hat, muss der Preis entsprechend festgelegt werden. Kleinere virtuelle Events wie Coffee Lectures, interne Konferenzen oder ähnliches sind von Preisfestlegungen eher ausgenommen. Außerdem ist es ratsam, sich zu Beginn zu überlegen, ob das geplante virtuelle Event im nachhinein als Video-on-Demand-Inhalt verfügbar sein soll.

Infrastruktur & technische Mittel

Vor dem geplanten virtuellen Event ist es empfehlenswert, einen Testdurchlauf zu machen, um zu sehen, ob technischerseits alles funktioniert. Ebenso wichtig ist es, die Netzwerkkapazitäten mitzudenken. Dazu interessant: Was muss ich bei einem Intranet-Livestream beachten? Und: Welche Streaming-Bandbreite braucht man für Livestreaming im Upload? Manchmal besteht das Problem, dass das Signal aus dem Internet nicht einwandfrei bei allen Zuschauerinnen und Zuschauern ankommt, das hat meistens mit der Bandbreite zu tun. Einige Services für virtuelle Events und Livestreaming bieten dahingehend Support.

Datenschutz

In der Europäischen Union müssen die Anforderungen der DSGVO erfüllt werden. Daher sollte geprüft werden, welche Services ihre Daten in der EU hosten und welche ihre Server außerhalb der EU haben. Dazu wissenswert: DSGVO und Livestreaming. Es gibt zudem die Möglichkeit, mittels Angemessenheitsbeschlüssen der EU oder mit einem Abschluss von Standard-Datenschutzklauseln oder sogenannten Binding Corporate Rules ein gewisses Datenschutzniveau zu erhalten. Es ist hilfreich, mit einem Datenschutzbeauftragten zusammenzuarbeiten und mit DSGVO-konformen digitalen Services zu planen. Es gilt generell das Prinzip der Datensparsamkeit, wenn es um personenbezogene Daten geht.

Sicherheit

Alle virtuellen Events sollten mit einem Passwort verschlüsselt sein, vor allem, wenn sie nicht öffentlich gezeigt werden. Das gilt natürlich nicht, wenn ein Multistream auf verschiedene soziale Netzwerke gesendet wird. Dahingehend gibt es sehr viele Szenarien. Es gab bei Contentflow zum Beispiel für die Liveübertragung des Haspa Marathon den Fall, dass der Stream aus rechtlichen Gründen nicht in Deutschland gezeigt werden durfte. So wurde ein regionales Sperrbild eingerichtet, dass auf den Livestream beim NDR verwies, weil der Sender die Rechte daran hatte. Der Contentflow Livestream konnte dann allerdings weltweit außerhalb von Deutschland mitverfolgt werden. Solche Sonderfälle sind nur mit professionellen Services umsetzbar und datenschutzrechtlich sicher.

Werbung

Virtuelle Events brauchen ebenso Werbemaßnahmen wie physische oder hybride Veranstaltungen. Findet das Event rein virtuell statt, ist es strategisch sinnvoll, die Werbemaßnahmen dort zu planen, wo sich die Zielgruppe aufhält. Hier eignen sich Postings, Ads und Stories auf den Social-Media-Kanälen. Auch Promovideos erregen Aufmerksamkeit. Viele nutzen zudem Newsletter, um auf Events aufmerksam zu machen. Folgender Beitrag gibt weitere Tipps: So bewirbst Du erfolgreich Live-Inhalte.

Einladungsmanagement & Personalisierung

Tipps und Tools für Einladungen zu virtuellen Events gibt es in diesem Artikel. Dabei spielt die personalisierte Ansprache eine wichtige Rolle. Generell sollte man darauf achten, das Angebot persönlich zu gestalten. Das können zum Beispiel individuelle Content-Empfehlungen schon vor dem Event sein, persönliche Chat-Nachrichten während des Events oder eingeplante Matchmaking-Aktionen für ein Event, das auf Networking ausgelegt ist. Dabei ist es wichtig, die Bedürfnisse der potenziellen Teilnehmerinnen und Teilnehmer im Blick zu behalten, denn manche möchten eventuell im digitalen lieber anonym bleiben.

Registrierung & Customer Experience

Ein einfacher, digitaler Anmeldeprozess ist die Grundlage für eine gute Customer Experience. Bestenfalls ist das Ticketing in das Event-Tool integriert oder angekoppelt. Das Publikum sollte selbst stornieren können. Insgesamt ist die Customer Experience vor und während eines virtuellen Events besonders wichtig. Alle digitalen Anwendungen sollten intuitiv und einfach zu bedienen sein. Die Customer Experience lässt sich auch Schritt für Schritt anpassen, wenn man das Event evaluiert.

Interaktion

Wie man Teilnehmerinnen und Teilnehmer einbindet, erklären wir. Interaktive Elemente zu schaffen, vielleicht sogar eine Art immersives Erlebnis, ist im digitalen zwar nicht ganz einfach – aber auch nicht unmöglich. Mittlerweile gibt es zahlreiche Tools und Möglichkeiten wie Onlineumfragen, Musikeinspielungen oder moderierte Chats. Wer sich mit neuesten Technologien ausprobieren möchte, setzt auf Augmented Reality und Virtual Reality. Eine andere Idee ist Graphic Recording, also Echtzeit-Illustration – damit läßt sich die Aufmerksamkeit visuell lenken. Weitere Ideen sind:

• interaktive Spiele-Elemente,
• das Versenden digitaler Goodiebags,
• gemeinsame digitale Fotoaktionen oder
• physische Produktlieferung ans Publikum.

Eine Tool-Auswahl findest Du weiter unten im Beitrag.

Feedback

Ob dem Publikum ein Event gefällt und ob die Wissensvermittlung sowie die Kommunikation gut funktioniert, kann eine Feedback-Runde herausstellen. Das kann während oder zu einem späteren Zeitpunkt geschehen. Zu beachten ist allerdings, dass eine Evaluation zeitlich nicht länger als wenige Tage später stattfinden sollte. Fürs nächste Event können anhand der Ergebnisse Anpassungen erledigt werden.

Customer Data Plattform & Analyse-Tools

Fürs Kontaktdaten sammeln, um Rückfragen zu beantworten oder um generell Daten zu analysieren, hilft eine Kundendatenplattform, also eine digitale Visitenkartensammlung mit mehr Funktionen. Es gibt zudem die Möglichkeit, mittels digitalen Analyse-Tools, die Events zu evaluieren. Viele Services für virtuelle Events haben das schon in ihren Anwendungen integriert. Alles in allem wird es an dieser Stelle etwas komplex, denn häufig weiß man nicht, welches Tool für was am besten geeignet ist. Wir empfehlen, die eigenen langfristigen Ansprüche und Wünsche festzuhalten und das ein oder andere Beratungsgespräch mit ausgewählten Anbietern zu führen, bevor Entscheidungen für oder gegen bestimmte Tools getroffen werden. Es lohnt sich, Zeit zu investieren, damit die Lösungen am Ende langfristig perfekt aufeinander abgestimmt sind.

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Tools für virtuelle Events

Im folgenden findest Du eine Auswahl an Tools, die für Planung und Ausführung virtueller Events konzipiert sind. Die Aufzählung erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit.

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  Welches Event-Tool sich am besten eignet, ist von Deinen Anforderungen abhängig. Foto: Tye Doring /Unsplash

  Rooom

• Airlst
• Sweap
• HelloSpaces
• Talque
• Wonder
• ExpoIP
• Iventic
• Spotme
• Eventify
• EventMobi
• Contentflow
• balloon
• converve
• evenito
• Meetyo

Weitere Tools für Interaktion

Mit Sli.do kann man Live-Umfragen, Q&As, Quizzes und Wortwolken erstellen. Zudem gibt es Mentimeter. In diesem Beitrag findest Du eine Liste mit weiteren Umfrage-Tools.

Mit dem Tool Votr kann man digitale Abstimmungen organisieren. Des Weiteren empfehlen wir Tedme.

Für digitale Fotoaktionen eignet sich Click it. Auch die Anwendung Mintano bietet eine virtuelle Fotobox an.

Miro ist eine Plattform für virtuelle Whiteboards. Zudem gibt es Bluescape oder Invision. Eine Liste mit anderen Whiteboard-Tools findet sich in diesem Artikel.

Mit Fanomena kann man personalisierte Goodiebags erstellen und versenden.

Eine virtuelle Schnitzeljagd funktioniert mit Scavify. Auch digitale Rallyes sind möglich, zum Beispiel mit Actionbound.

Mit Speaker Engage lassen sich alle Sponsoren, Speaker und Teilnehmerinnen organisieren.

Fazit: Virtuelle Events so lebendig wie möglich gestalten

Für Planung und Ausführung virtueller Events müssen Veranstalterinnen und Veranstalter viel Zeit investieren. Je nach Größe und Publikum empfiehlt es sich, Expertinnen und Experten zu engagieren, die für einen reibungslosen technischen Ablauf sorgen. Bei kleinen virtuellen Events reicht es aus, sich selbst in die Materie einzuarbeiten oder ein kleines Team an der Seite zu haben.

Auch wenn virtuelle Events nicht in der physischen Welt stattfinden, haben sich zahlreiche technische Möglichkeiten etabliert, um interaktive Elemente einzubauen. Es ist ratsam, diese einzusetzen, damit die digitale Veranstaltung so lebendig wie möglich wird.

Kleiner Tipp zum Schluss: Wer zum Beispiel als Chefin oder Chef den Mitarbeitenden im Homeoffice eine Freude bereiten möchte, kann eine spontane Produktlieferung an die physischen Adressen versenden. Es wäre doch eine tolle Überraschung, wenn man nach einer gemeinsam umgesetzten, virtuellen Veranstaltung eine Pause mit echtem, kaltem Eis oder einer anderen kleinen Aufmerksamkeit erlebt.

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